Hoe zorg je ervoor dat jouw bedrijf voorbereid is op een crisis?

De uitbraak van het Covid-19 virus heeft veel impact op bedrijven en het werkbare leven. Ook bij voedingsmiddelenbedrijven zijn de gevolgen merkbaar en moeten maatregelen worden genomen. Dit heeft invloed op het kwaliteitssysteem, op voedsel–technische aspecten en proces–technische onderdelen. Hoe zorg je ervoor dat jouw bedrijf voorbereid is op een (nieuwe) crisis?

Invloed van de coronacrisis 

Halverwege maart maakte de regering plotseling bekend dat de horeca en entertainmentlocaties als pretparken, bioscopen en theaters moesten sluiten om verdere verspreiding van het virus te beperken. Bedrijven konden zich op dit plotselinge besluit niet voorbereiden. De gevolgen waren én zijn groot. Bedrijven hadden ineens geen of veel minder afzet. Ze hadden een overschot aan voorraad en de inkomsten daalden fors. 

 Andere voedingsmiddelenbedrijven hadden het juist van de ene op de andere dag éxtra druk vanwege de grote inkopen van consumenten in de supermarkten. Beide scenario’s betreffen een crisis en geven extra druk op de uitvoer van het kwaliteitsmanagementsysteem. De GFSI normen schrijven voor dat een bedrijf zich moet voorbereiden op dergelijke crisissen en daarbij minimaal een procedure en team klaar moet hebben staan.  

Wat moet je als bedrijf doen?

De processen moeten goed zijn ingericht zodat een voedselveilig product kan worden geproduceerd en voldoende schoonmaak kan plaatsvinden. Wijs je medewerkers en bezoekers op de maatregelen zoals deze door het RIVM zijn opgesteld. Bijvoorbeeld met uitleg van borden op deuren en het beschikbaar stellen van desinfectiemiddelen. Daarnaast kun je creatief omgaan met de dalende omzet en het overschot aan voorraden. Denk hierbij aan het opzetten van consumentenverkoop, andere markten aanboren zoals (kleine) supermarkten, overblijvende voorraad invriezen of de voorraden aan de voedselbank geven. Bij plotselinge toename van afzet is het juist heel belangrijk dat de procedures en instructies zoals opgenomen in het kwaliteitssysteem goed worden nageleefd. 

Bedrijven hebben de afgelopen maanden minder controles en inspecties gehad van de NVWA en certificerende instanties. Echter houdt dit niet in dat voedselveiligheid en het kwaliteitsmanagementsysteem stil komt te liggen. Houd daarom de planningen en interne controles goed bij zodat de voedselveiligheid gewaarborgd blijft.  

Beheersmaatregelen

De GFSI normen bevatten eisen met betrekking tot omgaan met crisissen en incidenten.  

•  Zo bevat FSSC via ISO 22000:2018 normelement 8.4 voorschriften over het voorbereiden op noodsituaties en incidenten.  
•  De IFS Food norm heeft eisen omtrent incidenten opgenomen in normelement 5.9 Management of incidents, product terugtrekkingen en product recalls.  
•  De BRC Food norm heeft het vergelijkbaar opgenomen in normelement 3.11.  

Tips om met een crisis om te gaan

Het opstellen van procedures en beheersmaatregelen voor de omgang met crisissen is dus niet nieuw. Hierbij enkele tips om dit nog beter tot uitvoer te brengen bij potentiele crisissen in de toekomst: 

• Stel een procedure op met het stappenplan hoe je om wilt gaan met incidenten en welke personen hierbij betrokken zijn. 
• Stel een lijst op met de belangrijkste contactgegevens van medewerkers, hulpdiensten, klanten, leveranciers, verzekerraars, certificerende instanties, etc. 
• Houd hierbij rekening met het feit dat digitale wegen onbruikbaar kunnen zijn.  
• Houd alle stappen die genomen worden tijdens een crisissituatie of incident bij in een verslag of validatie.  
• Zorg voor goede communicatie, zowel intern als naar externe partijen.  
• Controleer op de opvolging van hygiëneregels. 
• Meld de crisis of het incident bij de certificerende instantie binnen 3 dagen. Bij voedselveiligheidsissues licht je ook de NVWA in.  

 Meer informatie? 

Wil je meer weten over de contextanalyse en stakeholdersanalyse in het kwaliteitssysteem? Neem dan contact met ons op via info@normecfoodcare.com of bel naar 088 848 20 20. Wij helpen je graag. 

Als eerste op de hoogte zijn van de nieuwste kennisartikelen? Volg onze LinkedInpagina.