Hoe implementeer je succesvol een kwaliteitssysteem?

28-07-2021 | Gemiddelde leestijd: 4 min
Dit bericht is 453 keer bekeken

Voedingsmiddelenbedrijven hebben te maken met wetgeving en kwaliteitsmanagementstandaarden. Maar ook standaarden van klanten waar zij aan moeten voldoen. Die eisen moeten worden verwerkt in een kwaliteitsmanagementsysteem. En dit allemaal moet worden geïmplementeerd zodat afdelingen en medewerkers weten wat zij moeten doen en hoe zij taken moeten uitvoeren. Hoe doe je dit succesvol?

Verschillende eisen

Om veilige producten te produceren is wetgeving opgesteld waar je als bedrijf aan moet voldoen. Daarnaast kun je ervoor kiezen een kwaliteitsmanagementsysteem in te voeren zoals BRC, IFS of FSSC 22000. Hierin staan uitgebreidere eisen welke de processen en bijbehorende werkwijzen verder moeten onderbouwen. Hierbij is productkwaliteit ook een belangrijke pijler.

Klanten kunnen ook eigen standaarden aanhouden. Dit komt met name bij grotere retailers voor. Hierbij zijn de onderwerpen meestal vergelijkbaar met een GFSI norm, maar er wordt op één of meerdere onderwerpen dieper ingegaan. Zo worden bij allergenenmanagement analyses op kruisbesmetting gevraagd of er worden specifieke normen voor een metaaldetector geëist.

Omdat de eisen van de diverse standaarden en wetgeving overeenkomen, in het zinvol om te starten met een kruistabel waarin de eisen worden vergeleken en naast elkaar worden gezet. Zo kunnen alle eisen per onderwerp gericht worden opgenomen in documenten en werkwijzen.

Betrokkenheid van alle afdelingen

De GFSI normen – maar ook de wetgeving – zijn de afgelopen jaren steeds breder geworden. Dat wil zeggen dat voedselveiligheid en de daarmee samenhangende eisen nog steeds de basis vormen en belangrijk zijn. Maar ook andere onderdelen van het bedrijf zijn opgenomen in de eisen. Denk hierbij aan eisen voor klantgerichtheid om verkoop onderdeel te maken van het kwaliteitsmanagementsysteem. Aan een voedselfraudeplan wat de afdeling inkoop meer betrekt en de leveranciersbeheersing kan verdiepen. Of Food Defense om de receptie en de administratieve afdeling te betrekken bij het voorkomen van ongenode gasten.

Food safety culture

Het is aan te raden de eisen uit de systemen en wetgeving te linken aan afdelingen en functies. Tenslotte moeten zij de taken uitvoeren en die taken moeten volgens de eisen zijn geïmplementeerd. De kwaliteitsmanager of afdeling kan de documenten opstellen en overleggen met de afdelingen, maar uiteindelijk zijn de afdelingen zelf verantwoordelijk voor het uitvoeren. De kwaliteitsdienst kan niet alles zelf uitvoeren. Zij zijn verantwoordelijk voor het bijhouden van de informatie en voorzien de afdelingen van de juiste informatie en zorgen voor het doorvoeren van de verschillende eisen.

De betrokkenheid van de afdelingen bij het kwaliteitssysteem kan worden vergroot door de afdelingen direct aan te sluiten. Stel de afdeling op de hoogte van de eisen uit de systemen die voor hen van toepassing zijn en bespreek samen wat al geïmplementeerd is, hoe de huidige werkwijze past bij de eisen en wat nodig is om nieuwe eisen te integreren. Door dit samen uit te voeren, wordt een afdeling écht betrokken. Zorg dat de uitvoerders invloed hebben op de implementatie.

Tip: Het relatief nieuwe onderwerp Food Safety Culture in de GFSI normen en binnenkort in de wetgeving draagt bij aan het vergroten van betrokkenheid van alle afdelingen en medewerkers bij het kwaliteitssysteem. Download hier gratis onze whitepaper Food Safety Culture: basis voor bestaansrecht.

Validatie, controle en verificatie

Bij nieuw te implementeren eisen en onderwerpen is het belangrijk een goede validatie uit te voeren. In een validatie wordt beoordeeld wat nodig is om tot een succesvolle en voedselveilige implementatie te komen. Zijn er bijvoorbeeld nieuwe gevaren die worden geïntroduceerd? Of zijn er nieuwe systemen nodig om een onderwerp te kunnen implementeren? Vervolgens controleer je alle acties die uit een validatie komen en rond je deze af. Daarna kan een nieuwe werkwijze live.

Normec--vis8055-klein

Na een bepaalde tijd volgt de verificatie. Hierbij beoordeel je of de gestelde werkwijze en beheersing vanuit de validatie in de praktijk werkt en of de eisen voldoende borgt. Als dit niet of onvoldoende het geval is, stel je de werkwijze bij of je voert verder onderzoek uit.

Tips om de implementatie te laten slagen

Het opstellen van procedures en beheersmaatregelen is voor de meeste bedrijven niet nieuw. Hierbij enkele tips om een kwaliteitsmanagementsysteem op te stellen of een norm toe te voegen:

  • Maak een kruistabel met alle eisen naast elkaar waarbij de eisen per onderwerp zijn gebundeld.
  • Link de eisen aan een afdeling of functie zodat de verantwoordelijkheden kunnen worden verdeeld.
  • Betrek de afdelingen bij het opstellen van documenten en werkwijzen.
  • Plan overleggen met de teams in om de voortgang van de implementatie te bespreken.
  • Voer bij grotere onderwerpen of veranderingen een testperiode in om te beoordelen of de bedachte werkwijze werkt in de praktijk.
  • Voer een training met eindtoets uit om medewerkers te informeren en te controleren of zij de informatie begrijpen.
  • Om de implementatie te beoordelen voordat een audit wordt ingepland, kan een nulmeting worden uitgevoerd door Normec Foodcare.
  • Ook kunnen interne audits worden uitgevoerd om de werking in de praktijk en overeenkomst met de eisen te controleren.

Hulp nodig?

Wil je meer weten over de implementatie van het kwaliteitssysteem? Neem dan contact met ons op. Onze adviseurs helpen je graag.

Op de hoogte blijven van al onze kennisartikelen, whitepapers en relevante ontwikkelingen in de foodindustrie? Volg ons op LinkedIn.

Tamara-Kee.jpg
Auteur: Tamara Kee Adviseur QA
peter-juiste-formaat-website

Meer over dit onderwerp?

Neem contact op met onze Commercieel Manager Peter Zirkzee.

Neem contact op

Gerelateerde kennisbank artikelen

Top 3 meest gelezen

carenet software op ipad

QS – quality scheme for food

Exporteer je producten naar Duitsland en verwacht jouw afnemer dat je QS gecertificeerd bent? Of heb je interesse in een QS certificering omdat de afzetmogelijkheden richting Duitsland dan vele malen ...
20 Juni 2019
hammen

Algemene wetgeving op vleesvervangers

In deel 1 van de artikelenreeks over wetgeving met betrekking tot vlees vervangende producten was te lezen dat er momenteel geen concrete wetgeving is voor deze productgroep, op de wetgeving voor Nove...
10 Februari 2020
Training

In 8 stappen naar een maximaal trainingsresultaat

Onvoldoende getrainde medewerkers staat gemiddeld op nummer 5 van meest voorkomende audit afwijkingen tijdens BRCGS, IFS en FSSC 22000 audits. Een beperkte training van medewerkers heeft gevolgen. Een...
24 Augustus 2021

Gerelateerde diensten

Gerelateerde branches

peter-juiste-formaat-website

Hulp nodig met jouw product in de foodsector?

Neem contact op met onze Commercieel Manager Peter Zirkzee

  • This field is for validation purposes and should be left unchanged.

peter-juiste-formaat-website

Op de hoogte blijven? Meld je gratis aan voor de nieuwsbrief