Hoe implementeer je succesvol een kwaliteitssysteem?

Voedingsmiddelenbedrijven hebben te maken met wetgeving en kwaliteitsmanagementstandaarden. Maar ook standaarden van klanten waar zij aan moeten voldoen. Die eisen moeten worden verwerkt in een kwaliteitsmanagementsysteem. En dit allemaal moet worden geïmplementeerd zodat afdelingen en medewerkers weten wat zij moeten doen en hoe zij taken moeten uitvoeren. Hoe doe je dit succesvol?

Verschillende eisen

Om veilige producten te produceren is wetgeving opgesteld waar je als bedrijf aan moet voldoen. Daarnaast kun je ervoor kiezen een kwaliteitsmanagementsysteem in te voeren zoals BRC, IFS of FSSC 22000. Hierin staan uitgebreidere eisen welke de processen en bijbehorende werkwijzen verder moeten onderbouwen. Hierbij is productkwaliteit ook een belangrijke pijler.

Klanten kunnen ook eigen standaarden aanhouden. Dit komt met name bij grotere retailers voor. Hierbij zijn de onderwerpen meestal vergelijkbaar met een GFSI norm, maar er wordt op één of meerdere onderwerpen dieper ingegaan. Zo worden bij allergenenmanagement analyses op kruisbesmetting gevraagd of er worden specifieke normen voor een metaaldetector geëist.

Omdat de eisen van de diverse standaarden en wetgeving overeenkomen, in het zinvol om te starten met een kruistabel waarin de eisen worden vergeleken en naast elkaar worden gezet. Zo kunnen alle eisen per onderwerp gericht worden opgenomen in documenten en werkwijzen.

Het is aan te raden de eisen uit de systemen en wetgeving te linken aan afdelingen en functies. Tenslotte moeten zij de taken uitvoeren en die taken moeten volgens de eisen zijn geïmplementeerd. De kwaliteitsmanager of afdeling kan de documenten opstellen en overleggen met de afdelingen, maar uiteindelijk zijn de afdelingen zelf verantwoordelijk voor het uitvoeren. De kwaliteitsdienst kan niet alles zelf uitvoeren. Zij zijn verantwoordelijk voor het bijhouden van de informatie en voorzien de afdelingen van de juiste informatie en zorgen voor het doorvoeren van de verschillende eisen.

De betrokkenheid van de afdelingen bij het kwaliteitssysteem kan worden vergroot door de afdelingen direct aan te sluiten. Stel de afdeling op de hoogte van de eisen uit de systemen die voor hen van toepassing zijn en bespreek samen wat al geïmplementeerd is, hoe de huidige werkwijze past bij de eisen en wat nodig is om nieuwe eisen te integreren. Door dit samen uit te voeren, wordt een afdeling écht betrokken. Zorg dat de uitvoerders invloed hebben op de implementatie.

Tip: Het relatief nieuwe onderwerp Food Safety Culture in de GFSI normen en binnenkort in de wetgeving draagt bij aan het vergroten van betrokkenheid van alle afdelingen en medewerkers bij het kwaliteitssysteem. Download hier gratis onze whitepaper Food Safety Culture: basis voor bestaansrecht.

Na een bepaalde tijd volgt de verificatie. Hierbij beoordeel je of de gestelde werkwijze en beheersing vanuit de validatie in de praktijk werkt en of de eisen voldoende borgt. Als dit niet of onvoldoende het geval is, stel je de werkwijze bij of je voert verder onderzoek uit.

Tips om de implementatie te laten slagen

Het opstellen van procedures en beheersmaatregelen is voor de meeste bedrijven niet nieuw. Hierbij enkele tips om een kwaliteitsmanagementsysteem op te stellen of een norm toe te voegen:

• Maak een kruistabel met alle eisen naast elkaar waarbij de eisen per onderwerp zijn gebundeld.
• Link de eisen aan een afdeling of functie zodat de verantwoordelijkheden kunnen worden verdeeld.
• Betrek de afdelingen bij het opstellen van documenten en werkwijzen.
• Plan overleggen met de teams in om de voortgang van de implementatie te bespreken.
• Voer bij grotere onderwerpen of veranderingen een testperiode in om te beoordelen of de bedachte werkwijze werkt in de praktijk.
• Voer een training met eindtoets uit om medewerkers te informeren en te controleren of zij de informatie begrijpen.
• Om de implementatie te beoordelen voordat een audit wordt ingepland, kan een nulmeting worden uitgevoerd door Normec Foodcare.
• Ook kunnen interne audits worden uitgevoerd om de werking in de praktijk en overeenkomst met de eisen te controleren.

Hulp nodig?

Wil je meer weten over de implementatie van het kwaliteitssysteem? Neem dan contact met ons op. Onze adviseurs helpen je graag.

Op de hoogte blijven van al onze kennisartikelen, whitepapers en relevante ontwikkelingen in de foodindustrie? Volg ons op LinkedIn.