Hoe betrek ik afdelingen en directie bij het kwaliteitssysteem?

Veel voedingsmiddelenbedrijven hebben te maken met een kwaliteitssysteem. Vaak wordt dit opgesteld en beheert door de kwaliteitsafdeling en doen de andere afdelingen niet veel met het kwaliteitssysteem. Maar door alle veranderingen in de normen wordt het steeds belangrijker dat ook andere afdelingen binnen de organisaties zich gaan bezighouden met (onderdelen van) het kwaliteitssysteem. Hoe kan je de afdelingen hierbij betrekken?

De start van het kwaliteitssysteem

Elk kwaliteits- en voedselveiligheidssysteem start met een basisvoorwaardenprogramma en gevarenanalyse. Dit betreft onderwerpen die voor meerdere afdelingen van toepassing zijn. Bijvoorbeeld de technische dienst zorgt voor onderhoud aan het pand en de machines, inkoop zorgt voor de informatie van grondstoffen en leveranciers en personeelszaken houden trainingen bij. De kwaliteitsafdeling kan de eisen uit de norm verdelen per afdeling en de afdelingen vragen input te geven voor de procedures en werkinstructies.

De uitvoering van het kwaliteitssysteem

Twee belangrijke onderwerpen zijn de verificatie en management review. Dit zijn tools waarbij andere afdelingen makkelijk betrokken kunnen worden door input te vragen over de uitvoering van de taken in het afgelopen jaar. Deze input kan de kwaliteitsafdeling gebruiken om de verificatie uit te voeren en trendanalyses op te stellen.

Veel afdelingen kunnen een eigen onderdeel uitvoeren: denk hierbij aan het bijhouden van alle leveranciers- en grondstof informatie en de leveranciersbeoordeling. Dit kan worden uitgevoerd door inkoop. De productie kan de registratieformulieren controleren en bijhouden. Productontwikkeling kan specificaties en sensorisch onderzoek uitvoeren. En de directie kan de afdelingen motiveren in het uitvoeren van taken rond het kwaliteitssysteem.

Sommige bedrijven kiezen ervoor om – naast het kwaliteitssysteem – ook een systeem zoals ISO-9001 in te voeren en te laten certificeren. Hierdoor worden andere afdelingen ook bij het systeem betrokken die weinig of niets te maken hebben met voedselveiligheid. Denk aan facturatie en verkoop.

Overlegstructuur

Door overleggen in te voeren met medewerkers van diverse afdelingen, kunnen onderwerpen breed worden besproken en acties worden uitgezet. Dit draagt bij aan de communicatie over kwaliteitszaken tussen de verschillende afdelingen. Via een online systeem kunnen acties makkelijk worden uitgezet naar medewerkers binnen de organisatie. Bijvoorbeeld met de QA software van Normec Carenet Online.

Uitvoering van audits

Veel afdelingen binnen de organisatie kunnen worden betrokken bij de uitvoering van audits. Denk hierbij aan het koppelen van het auditprogramma (ontvangen van de certificerende instantie) aan de leidinggevenden of uitvoerders van de afdelingen. De auditor kan de vragen rechtstreeks aan de betrokken medewerker stellen. Mede hierdoor worden afdelingen meer zelf eigenaar van onderwerpen uit het kwaliteitssysteem.

Meer informatie?

Wil je meer weten over het betrekken van afdelingen bij het kwaliteitssysteem? Neem dan contact met ons op via info@normecqa.com of bel naar 073 3034180. Wij helpen je graag.