Externe audits: hoe voorkom je tekortkomingen?

23-05-2017 | Gemiddelde leestijd: 3 min
Dit bericht is 474 keer bekeken

Tijdens BRCGS-, IFS-, FSSC 22000-audits en NVWA inspecties gebeurt het regelmatig: er worden tekortkomingen geconstateerd ten aanzien van registraties. Dit kunnen diverse soorten tekortkomingen zijn, bijvoorbeeld het niet of onvoldoende invullen van registraties. Digitalisering van kwaliteitszaken helpt je om dergelijke tekortkomingen te voorkomen.

We hebben in onderstaand overzicht een aantal mogelijke scenario’s voor je in kaart gebracht en weergegeven hoe je dergelijke tekortkomingen kunt voorkomen door middel van digitalisering van je registraties.

.. Mogelijke tekortkoming .. Hoe te voorkomen met digitalisering ..
Registratieformulieren zijn niet (of niet op tijd) ingevuld. Via het online dashboard heb je direct inzicht in verlopen registraties.
Registratieformulieren zijn niet volledig ingevuld. Formulieren worden pas gekenmerkt als ‘Te verifiëren’ indien alle onderdelen van het formulier zijn ingevuld.
In geval van afwijkingen is geen actie uitgevoerd. Tijdens het invullen van de lijst zie je automatisch welke punten afwijkend zijn. Afwijkingen kunnen direct omgezet worden in acties, welke verschijnen in de centrale actielijst beschikbaar is.
In geval van afwijkingen zijn niet de juiste acties uitgevoerd. Per registratiepunt kan worden ingesteld welke corrigerende acties genomen dienen te worden indien dit punt afwijkend is. Aangezien deze acties vooraf gedefinieerd zijn, voorkom je dat ‘foutieve’ acties worden uitgevoerd.
Een oude versie van een registratielijst is in gebruik. Indien registratielijsten zijn aangepast, kan automatisch de meest courante versie worden ingepland. Zo kunnen medewerkers alleen de juiste versie van het formulier gebruiken.
Er worden registratieformulieren gebruikt die niet in het kwaliteitssysteem zijn opgenomen. Door alle medewerkers binnen het bedrijf met digitale registraties te laten werken, heb je nooit meer te maken met onbeheerde registraties en lijstjes.
Registratieformulieren zijn kwijtgeraakt. Alle ingevoerde registraties worden bewaard en kunnen middels snelle zoek- en filteropties eenvoudig worden teruggezocht.
Registraties zijn niet geverifieerd (goedgekeurd). Als kwaliteitsmanager of afdelingshoofd heb je direct inzicht in afgeronde (te verifiëren) registraties. Zo heb je snel inzichtelijk welke registraties nog goedgekeurd dienen te worden. Eénmaal goedgekeurde registraties worden automatisch weergegeven onder de lijst ‘geverifieerd’.
Trends in afwijkende registratieresultaten zijn niet vastgesteld om de nodige corrigerende en preventieve maatregelen te treffen. Met de realtime statistieken heb je trends in afwijkingen en acties direct inzichtelijk en kun je daarop passende maatregelen treffen.

Continue verbetering

Door het digitaliseren van registraties kun je dus voorkomen dat tijdens een audit of inspectie tekortkomingen worden geconstateerd voor registratiefouten. Bovendien zorg je voor een vloeiend verloop van je registratieproces, zodat controles van CCP’s en beheersmaatregelen op de juiste wijze plaatsvinden. Je stel snel trends in afwijkingen en acties vast en treft daardoor ook tijdig de nodige corrigerende en preventieve maatregelen. Hiermee borg je de kwaliteit van producten en je realiseert continue verbetering om aan de klantwensen te kunnen blijven voldoen.

Marlous-van-Drunen.jpg
Auteur: Marlous van Drunen Marketing & Communicatie
Rick-Veldkamp.jpg

Meer over dit onderwerp?

Neem contact op met onze Business Unit Directeur Normec Foodcare Online Rick Veldkamp.

Neem contact op

Gerelateerde kennisbank artikelen

Top 3 meest gelezen

uitfasering

Verplichte vermeldingen etiket

Een etiket van een levensmiddel bevat allerlei informatie. Sommige informatie is vrijwillig toegevoegd, zoals bijvoorbeeld claims. Sommige informatie is wettelijk verplicht om te vermelden. Wat er pre...
25 Februari 2020
wetboek-hamer

FSSC 22000 versie 4.1: uitleg documenten over voedselfraude en food defense

FSSC heeft twee guidance documenten uitgebracht met betrekking tot food fraud en food defense. Download de documenten op de website van FSSC 22000. Het food fraud guidance document gaat over de achter...
23 Mei 2018
Challenge test

Is het nodig om een challenge test uit te voeren?

Een challenge test wordt veel ingezet door bedrijven voor de beheersing van Listeria monocytogenes in kant-en-klare levensmiddelen. Het product wordt opzettelijk besmet, waarna er wordt gekeken tot ho...
28 Maart 2022

Gerelateerde diensten

Gerelateerde branches

Rick-Veldkamp.jpg

Hulp nodig met jouw product in de foodsector?

Neem contact op met onze Business Unit Directeur Normec Foodcare Online Rick Veldkamp

  • This field is for validation purposes and should be left unchanged.

Rick-Veldkamp.jpg

Op de hoogte blijven? Meld je gratis aan voor de nieuwsbrief