Ervaringen met digitale audits en inspecties in de fabriek

Begin dit jaar vertelde Patric Hennekes, één van onze QA software klanten, dat hij graag een artikel wilde schrijven over zijn ervaringen met digitaal inspecteren voor de nieuwsbrief van Stichting PAVO. Onderstaand vind je het artikel dat is geplaatst in de nieuwsbrief van maart 2021.

Sinds begin 2020 is Patric Hennekes werkzaam als QESH manager bij Sensus. Hier worden inuline producten voor allerlei levensmiddelenproducenten over de hele wereld gemaakt. Patric wil graag zijn ervaringen delen over het werken met een digitaal systeem voor het uitvoeren van audits en inspecties in de fabriek.

In 2019 is bij Sensus de Normec Foodcare Online software aangeschaft en geïmplementeerd om audits en inspecties uit te voeren en op te volgen.
Dit is gebeurd in een aantal stappen:

1. Software inrichting

De inrichting van de software is op één dag per locatie gerealiseerd. Je bepaalt zelf de afdelingen die je wilt auditen of inspecteren, wie de auditoren zijn en wat voor vragen je wilt beantwoorden. De implementatie consultant verzorgt de inrichting op maat en geeft hierbij advies over de optimale inrichting. Daarnaast verzorgt deze een training over het gebruik van de software.

2. Audits en inspecties uitvoeren

Vervolgens kun je audits en inspecties zelf gaan lopen. Deze loop je met een app op een tablet of een telefoon waarbij je tijdens je rondgang de vooraf bepaalde vragen beantwoordt. Hierbij kun je direct je afwijkingen en opmerkingen plaatsen. En, indien nodig, foto’s maken en uploaden. Als je daarna de app synchroniseert, is je auditrapport al klaar voordat je terug op je werkplek bent.

3. Rapportage

Via je PC of laptop bepaal je vervolgens per afwijking de benodigde acties samen met de betrokkenen. Hieraan kun je prioriteiten geven, maar ook bepalen of je de acties geverifieerd wilt hebben en door wie.

4. Afwerking acties

Actiehouders werken hun acties af en melden deze af in het systeem. Hierbij start de verificatie en de afsluiting van de actie.

5. Rapportage en statistieken

Vanuit het systeem kun je alle mogelijke statistieken realiseren voor de audits, afdelingen, acties e.d., maar dit is uiteraard afhankelijk van hoe je deze vooraf hebt ingedeeld.

De praktijk: welke valkuilen?

Tot zover de theoretische uitleg. In de praktijk zijn we echter in een aantal valkuilen gevallen. Dit lijken misschien open deuren, maar Patric wil ze toch benoemen omdat je ze beter kunt voorkomen. Wat waren de belangrijkste valkuilen:

• 1. Goed nadenken over welke vragen je beantwoord wilt hebben. We hebben dit in eerste instantie opgebouwd met te weinig overleg en draagvlak van de betrokkenen. Inmiddels hebben we de vragen in een projectteam opnieuw opgesteld en richten we de vragen naast hygiëne ook op veiligheid en 5S.
• 2. De inrichting van de audits en inspecties per afdeling. In de eerste opzet hadden we gekozen voor veel te grote gebieden waarvoor ook verschillende personen verantwoordelijk waren. Hierdoor verloren de auditoren de energie tijdens de audit en was het lastig om later de acties opgelost te krijgen.
• 3. Het contact met de operators/afdelingen werd wat teveel digitaal. Door onvoldoende betrokkenheid bij de rondgang en de acties ging het draagvlak enigszins verloren. We hebben het nu zo ingericht dat de operator meeloopt met de rondgang. Daarnaast bepalen we de acties gewoon weer face to face met de afdeling en vullen samen het systeem.

Inmiddels zijn we 1,5 jaar aan de slag met de software van Normec Foodcare Online en hebben we een herstart gemaakt. We hebben gezamenlijk het systeem opgebouwd en dit zorgt voor de juiste betrokkenheid. We staan nu op het punt om dit in de organisatie verder uit te rollen en meer auditors hierbij te betrekken. Tijdens deze herstart hebben we meerdere keren contact gehad met Normec Foodcare Online en zij hebben ons daarbij uitstekend ondersteund.

Tekst geschreven voor nieuwsbrief Stichting PAVO maart 2021 door Patric Hennekes, Manager QESH, Sensus, part of Royal Cosun