Een digitaal kwaliteitssysteem: wat levert het op?

Een kwaliteitssysteem is een geheel van organisatorische activiteiten dat is opgezet om de kwaliteit van producten of diensten te borgen. Bij organisatorische activiteiten moet je denken aan verantwoordelijkheden, procedures en werkinstructies. Zo maak je met een kwaliteitssysteem kritische punten in je bedrijfsprocessen inzichtelijk. Ook beschrijf je hoe je bedrijf deze moet beheren om de gewenste kwaliteit te leveren aan klanten. Met een digitaal kwaliteitssysteem gaat dit, logischerwijs, allemaal digitaal.

Aan de hand van de kritische punten kan een bedrijf passende maatregelen treffen, waar dat nodig is natuurlijk. Als je bijvoorbeeld te maken hebt met veel klachten, helpt een digitaal kwaliteitssysteem je meer inzicht te krijgen waar de ‘pijnpunten’ binnen je bedrijfsprocessen liggen. Maar ook welke maatregelen je moet treffen om risico’s te beperken. Wat leidt tot minder klachten, minder verloop in klanten en misschien zelfs tot uitbreiding van het aantal klanten. Een kwaliteitssysteem is dus belangrijk (en noodzakelijk) om te hebben binnen jouw organisatie.

Een digitaal kwaliteitssysteem

Het digitaliseren van je kwaliteitssysteem helpt je om op een efficiënte wijze je kwaliteitsbeheerssysteem te borgen. Het opzetten en onderhouden van een kwaliteitssysteem en alle daarbij behorende activiteiten is een tijdrovende klus. Door het digitaliseren van je kwaliteitszaken maak je gebruik van automatiseringsmogelijkheden om sneller en efficiënter te werken. Je bespaart hiermee tijd die je goed kunt gebruiken voor continue verbetering van je producten en processen.

Meteen voldoen aan de BRC, IFS en FSCC standaarden

In de BRC, IFS en FSSC standaarden staan verschillende eisen die je heel goed kunt digitaliseren. Daarmee valt voordeel te behalen. En voldoe je meteen aan de gekozen standaard. Een aantal voorbeelden:

• Digitaal opleidingsplan
  Zorgen voor een gedegen training en opleiding van medewerkers en de aantoonbaarheid van competenties wordt in de diverse standaarden als eis benoemd. Voor interne trainingen moet bovendien een kopie van het trainingsmateriaal, de werkinstructie of de procedure die gebruikt is in de training beschikbaar zijn (BRC 8). Door het inzetten van E-learning is het eenvoudig om medewerkers te trainen en opleiden. Als E-learning software ook nog voorzien is van een Learning Management System (LMS) behoud je als kwaliteitsmanager of HR manager ook direct het overzicht van behaalde of nog te behalen competenties. Een ideale situatie creëer je als documenten uit het digitale handboek direct gekoppeld zijn aan een E-learning training. Je stelt medewerkers via E-learning zo direct op de hoogte van wijzigingen in procedures of werkinstructies. Voedselveiligheids- en kwaliteitsborging wordt zo een gedeelde verantwoordelijkheid binnen de gehele organisatie.
• Actieplan met tijdplanning
  Een digitale centrale actielijst helpt je om te voldoen aan de eis om een actieplan met tijdplanning te beheren. En ook om de effectiviteit van afgeronde acties te herbeoordelen. Met een digitale centrale actielijst behoudt je als kwaliteitsmanager eenvoudig het overzicht, terwijl je eenvoudig acties uitzet naar medewerkers binnen de gehele organisatie.
• Vastleggen bewijsmateriaal en auditplanningen
  Om aan de eisen uit de standaarden te voldoen, moet je diverse interne audits en inspecties uitvoeren en worden eisen gesteld voor het vastleggen van bewijsmateriaal en het opnemen van auditplanningen. Waar bij het handmatig uitvoeren van audits en inspecties veel administratieve werkzaamheden komen kijken, helpt een digitaal kwaliteitssysteem je om dit op een eenvoudige en efficiënte wijze te realiseren. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het met een tablet direct toevoegen van foto’s aan de inspectielijst als bewijsmateriaal.