De noodzaak van registraties bij voedingsmiddelenbedrijven

Waarom moet je registreren? Op de werkvloer van voedingsmiddelenbedrijven wordt deze kreet wel vaker gehoord. Ook ontstaat nogal eens weerstand over het registreren. Reacties als ‘daar heb ik geen tijd voor’ en ‘waarvoor is dat nodig’ klinken voor menig kwaliteitsmedewerker bekend in de oren. Maar wat is de noodzaak van registreren? En hoe krijg je medewerkers in je bedrijf mee in een juiste wijze van registreren?

Vereisten vanuit wet- en regelgeving en certificering

In de basis wordt voor wet- en regelgeving en certificeringsnormen de Codex Alimentarius gebruikt. Hierin is ook de noodzaak voor uitvoeren van registraties beschreven. In de BRCGS Global Food Safety Standard (§2.10) staat bijvoorbeeld het volgende over de registratie van CCP’s (kritische controle punten):

Voor elke CCP moet een bewakingsprocedure ingesteld worden om te waarborgen dat aan de kritische grenswaarden wordt voldaan. Het bewakingssysteem moet in staat zijn om verlies van beheersing van CCP’s te detecteren en waar mogelijk tijdig te waarschuwen dat corrigerende maatregelen moeten worden getroffen.

Registraties die samenhangen met de bewaking van elke CCP moeten de datum, tijd en het resultaat van de meting omvatten en moeten worden ondertekend door degene die verantwoordelijk is voor de bewaking. En indien van toepassing worden geverifieerd door een geautoriseerd persoon. In geval van elektronische registratie moet aantoonbaar zijn dat registraties zijn gecontroleerd en geverifieerd.

Naast CCP’s moet je ook andere parameters controleren en registreren. Denk hierbij aan schoonmaak, labelchecks, lijnvrijgave, ontvangst van grondstoffen en transport van producten.

Wat is de noodzaak van registreren?

Registraties zijn een middel om te laten zien dat hetgeen dat je met elkaar hebt afgesproken (in het kwaliteitssysteem) ook werkelijk zo is uitgevoerd. Als het registratieproces niet goed verloopt, kun je de voedselveiligheid en kwaliteit van de producten niet garanderen. Met alle gevolgen van dien. Denk aan zieke (of zelfs overleden) consumenten, recalls, financiële en imago schade.

De aantoonbaarheid is ook van belang bij bijvoorbeeld een klacht vanuit de markt. Via een codering, zoals een productiecode, kan het moment van productie worden getraceerd. En met registraties is aan te tonen of tijdens het productieproces afwijkingen zijn geconstateerd.

Registratielijsten moeten altijd worden gecontroleerd en goedgekeurd door de verantwoordelijken, zoals de productieleider en/of kwaliteitsverantwoordelijke. Als uit de registratielijst blijkt dat het proces niet juist is verlopen, kan dit productblokkades tot gevolg hebben. Maar stel nu dat de registratielijst pas de volgende dag wordt gecontroleerd, dan is het mogelijk dat de producten al verzonden zijn naar de klant. In dat geval moet een recall worden uitgevoerd.

Voldoende kennis, opleiding en bewustwording

Zorg dat controleurs bekend zijn met het belang van registreren en dat zij weten wat de gevolgen zijn van een niet (juist) ingevulde registratie. Door het contoleren van parameters, zoals de THT controle en temperatuurcontrole bij ontvangst goederen, kunnen afwijkingen al in een vroeg stadium worden opgemerkt.

Tip: Train de kennis en het gedrag van medewerkers, zodat je een voedselveiligheids- en kwaliteitscultuur creëert binnen jouw bedrijf. Onze trainers bieden voor ieder trainingsvraagstuk een passende oplossing.

Duidelijke workflow

Zorg voor een duidelijke workflow en een begrijpelijk registratieformulier. De medewerker moet bijvoorbeeld weten wanneer het ingevulde antwoord afwijkend is én wat deze in geval van een afwijking moet doen. Met een duidelijk registratieformulier weet de controleur precies wat ingevuld moet worden en voorkom je onnodige fouten.

Tip: Wil je een workflow creëren die duidelijker is dan ooit? Bijvoorbeeld door automatisch een melding te laten verschijnen voor de controleur als een afwijkend antwoord is ingevuld op het registratieformulier? Dan is de HACCP- en kwaliteitsregistratie app iets voor jou. Laat hierin bijvoorbeeld ook een registratielijst weergeven waarbij de juiste vervolgstappen automatisch voor de controleur getoond worden. Zo maak je de juiste stappen direct aantoonbaar.

Goed leesbare registraties

Maak medewerkers er bewust van dat de ingevulde gegevens goed leesbaar moeten zijn. Je hebt het vast wel eens meegemaakt dat het handschrift van een medewerker niet leesbaar was of dat je een door water onleesbaar geworden formulier op je bureau kreeg.

Tip: Altijd duidelijk leesbare registraties? Ook dat regel je met de HACCP- en kwaliteitsregistratie app.

Hulp nodig?

Benieuwd hoe je het registratieproces binnen jouw bedrijf optimaliseert? Neem contact met ons op. Onze specialisten helpen je graag verder.