Column: van rondslingerende krabbels naar overzichtelijke notulen

Kort geleden kwam ik bij een klant over de vloer ter voorbereiding van de hercertificering IFS. Over het algemeen gaat het werken volgens IFS hen heel goed af. Voedselveiligheid staat hoog op de agenda en IFS heeft prioriteit. Toch zie ik in deze digitale wereld nog veel papierwerk en rondslingerende krabbels.

Papieren ellende

Het onderhouden van het handboek en registraties archiveren is voor veel bedrijven een struikelblok. Regelmatig zie ik tijdens mijn werk rondslingerende A4’tjes vol met lastig te ontcijferen notities. Echter, normen als IFS, BRC en FSSC vereisen onder andere duidelijke notulen van HACCP vergaderingen, registraties van schoonmaak en ingevulde actielijsten. Door auditoren worden deze documenten doorzocht opzoek naar positief bewijs. Het devies is dan ook: registreren, registreren, registreren.

Voor mijn klant is het soms lastig om uitgevoerd werk aan te tonen. Notulen van overleggen worden op papier gekrabbeld in een voor een buitenstaander als ik ietwat lastig leesbaar handschrift. Ook worden acties telefonisch opgevolgd. Voor mij als auditor is het op deze manier lastig na te gaan waar het bedrijf zich de afgelopen tijd mee bezig heeft gehouden. Daarnaast is de map met het papieren handboek vrij onoverzichtelijk, waardoor documenten lastig terug te vinden zijn.

Handboek op zijn kop

Dit verdient aandacht. En laat dit nu net mijn sterke kant zijn. Ik ben namelijk een echte boekenwurm! Veel mensen (ook een aantal collega’s) bloeien op in een productieomgeving en gaan graag praktisch aan de slag. Mijn kracht ligt echter bij de documentatie. Sommigen vinden dit juist het taaie en saaie stuk van het vak, maar ik zie dat niet zo. Uitdagingen genoeg! Klanten zoals deze sluiten dus perfect bij mij aan. In de praktijk heeft het bedrijf het prima op orde. Ik vlieg in ter ondersteuning van de papieren kant van het verhaal. Zo vormen we samen een sterk team.

Succesvolle samenwerking

Die dag heb ik samen met het bedrijf de documentatie op orde gebracht. Het handboek is op zijn kop gegooid en alle benodigde registraties zijn boven water gekomen. De kwaliteitsmanager krijgt van mij nog een korte actielijst mee, met daarin onder andere het vertalen van de lastig leesbare notities naar een korte notulen van het HACCP-overleg. Het bedrijf is er helemaal klaar voor. Laat de audit maar komen!

Tip

Ook je handboek(en) overzichtelijk bij elkaar? Met de module Handboek beheer je alle documenten digitaal. Via je eigen beveiligde online omgeving heb je altijd en overal toegang tot het handboek.

Over de auteur

Mijn naam is Suzanne van Heusden. Ik ben werkzaam bij Normec Foodcare als Adviseur QA. Hiervoor kom ik bij allerlei verschillende klanten. Ik help bedrijven met het opstellen en implementeren van een kwaliteitssysteem. Daarnaast voer ik interim opdrachten uit waarbij ik een kwaliteitsafdeling ondersteun met diverse inhoudelijke projecten. Ook buiten werktijd ben ik veel met voeding bezig en bak en kook ik graag. Mijn baan is zo leuk omdat ik, letterlijk, bij veel bedrijven een kijkje in de keuken mag nemen.