Kort geleden kwam ik bij een klant over de vloer ter voorbereiding van de hercertificering IFS. Over het algemeen gaat het werken volgens IFS hen heel goed af. Voedselveiligheid staat hoog op de agenda en IFS heeft prioriteit. Toch zie ik in deze digitale wereld nog veel papierwerk en rondslingerende krabbels.
Het onderhouden van het handboek en registraties archiveren is voor veel bedrijven een struikelblok. Regelmatig zie ik tijdens mijn werk rondslingerende A4’tjes vol met lastig te ontcijferen notities. Echter, normen als IFS, BRC en FSSC vereisen onder andere duidelijke notulen van HACCP vergaderingen, registraties van schoonmaak en ingevulde actielijsten. Door auditoren worden deze documenten doorzocht opzoek naar positief bewijs. Het devies is dan ook: registreren, registreren, registreren.
Voor mijn klant is het soms lastig om uitgevoerd werk aan te tonen. Notulen van overleggen worden op papier gekrabbeld in een voor een buitenstaander als ik ietwat lastig leesbaar handschrift. Ook worden acties telefonisch opgevolgd. Voor mij als auditor is het op deze manier lastig na te gaan waar het bedrijf zich de afgelopen tijd mee bezig heeft gehouden. Daarnaast is de map met het papieren handboek vrij onoverzichtelijk, waardoor documenten lastig terug te vinden zijn.
Dit verdient aandacht. En laat dit nu net mijn sterke kant zijn. Ik ben namelijk een echte boekenwurm! Veel mensen (ook een aantal collega’s) bloeien op in een productieomgeving en gaan graag praktisch aan de slag. Mijn kracht ligt echter bij de documentatie. Sommigen vinden dit juist het taaie en saaie stuk van het vak, maar ik zie dat niet zo. Uitdagingen genoeg! Klanten zoals deze sluiten dus perfect bij mij aan. In de praktijk heeft het bedrijf het prima op orde. Ik vlieg in ter ondersteuning van de papieren kant van het verhaal. Zo vormen we samen een sterk team.
Die dag heb ik samen met het bedrijf de documentatie op orde gebracht. Het handboek is op zijn kop gegooid en alle benodigde registraties zijn boven water gekomen. De kwaliteitsmanager krijgt van mij nog een korte actielijst mee, met daarin onder andere het vertalen van de lastig leesbare notities naar een korte notulen van het HACCP-overleg. Het bedrijf is er helemaal klaar voor. Laat de audit maar komen!
Ook je handboek(en) overzichtelijk bij elkaar? Met de module Handboek beheer je alle documenten digitaal. Via je eigen beveiligde online omgeving heb je altijd en overal toegang tot het handboek.
Bekijk de voordelenOver de auteur
Mijn naam is Suzanne van Heusden. Ik ben werkzaam bij Normec Foodcare als Adviseur QA. Hiervoor kom ik bij allerlei verschillende klanten. Ik help bedrijven met het opstellen en implementeren van een kwaliteitssysteem. Daarnaast voer ik interim opdrachten uit waarbij ik een kwaliteitsafdeling ondersteun met diverse inhoudelijke projecten. Ook buiten werktijd ben ik veel met voeding bezig en bak en kook ik graag. Mijn baan is zo leuk omdat ik, letterlijk, bij veel bedrijven een kijkje in de keuken mag nemen.
Neem contact op met onze Commercieel Manager Peter Zirkzee.
In kwaliteitsland is het nooit rustig. Met voortdurende veranderingen in wet- en regelgeving, certificeringsstandaarden en klanteisen heb je als kwaliteitsmanager inmiddels de handen vol. Hoe behoud j...
Als levensmiddelenproducent moet je wettelijk gezien beschikken over een (digitaal) kwaliteitshandboek of werken volgens een goedgekeurde hygiënecode (als deze voor jouw sector beschikbaar is). Zo wo...
Met het omzetten van een papieren kwaliteitshandboek naar een digitaal handboek kan je als bedrijf een belangrijke efficiencyslag maken. Uit een onderzoek van PriceWaterhouseCoopers blijkt dat een ond...
Een goede Quality Assurance Food is heel belangrijk voor de organisatie. Niet voor niets worden er steeds hogere eisen g...
Word wijzer met het Normec Foodcare Kenniscentrum Alle kennis en ervaring van onze experts komt samen in het Normec Foo...
Loop jij er ook tegen aan dat de kwaliteitsmedewerkers tijd te kort komen voor alle werkzaamheden? Of is het hoog tijd o...
Het afgelopen jaar is door Covid-19 in de voedingsindustrie een ware uitdaging geweest. Blijven produceren, voldoen aan ...
Een interne audit uitvoeren is verplicht voor diverse certificeringsnormen. Maar wist je dat een interne audit ook veel ...
Bespaar tot 60% van je tijd door digitaal te inspecteren
Op de hoogte blijven? Meld je gratis aan voor de nieuwsbrief
Door bundeling van alle expertises helpt Normec Foodcare met allerhande vraagstukken en oplossingen op het gebied van procesbeheersing, kwaliteit en voedselveiligheid, laboratoriumonderzoek, smaaktesten, QA-automatisering, flexibele inzet van kwaliteitsmanagers en keurmeesters, opleidingen en trainingen, risicomanagement en etiketcontrole.
Wil u meer weten? Neem contact met ons op.
Ben jij enthousiast over deze e-learning module? Bekijk dan de andere e-learning modules en trainingen in ons aanbod. Natuurlijk kan je ons ook altijd bellen voor een adviesgesprek, we horen graag van je!