Column: van rondslingerende krabbels naar overzichtelijke notulen

19-08-2020 | Gemiddelde leestijd: 3 min
Dit bericht is 2623 keer bekeken

Kort geleden kwam ik bij een klant over de vloer ter voorbereiding van de hercertificering IFS. Over het algemeen gaat het werken volgens IFS hen heel goed af. Voedselveiligheid staat hoog op de agenda en IFS heeft prioriteit. Toch zie ik in deze digitale wereld nog veel papierwerk en rondslingerende krabbels.

Papieren ellende

Het onderhouden van het handboek en registraties archiveren is voor veel bedrijven een struikelblok. Regelmatig zie ik tijdens mijn werk rondslingerende A4’tjes vol met lastig te ontcijferen notities. Echter, normen als IFS, BRC en FSSC vereisen onder andere duidelijke notulen van HACCP vergaderingen, registraties van schoonmaak en ingevulde actielijsten. Door auditoren worden deze documenten doorzocht opzoek naar positief bewijs. Het devies is dan ook: registreren, registreren, registreren.

Voor mijn klant is het soms lastig om uitgevoerd werk aan te tonen. Notulen van overleggen worden op papier gekrabbeld in een voor een buitenstaander als ik ietwat lastig leesbaar handschrift. Ook worden acties telefonisch opgevolgd. Voor mij als auditor is het op deze manier lastig na te gaan waar het bedrijf zich de afgelopen tijd mee bezig heeft gehouden. Daarnaast is de map met het papieren handboek vrij onoverzichtelijk, waardoor documenten lastig terug te vinden zijn.

Handboek op zijn kop

Dit verdient aandacht. En laat dit nu net mijn sterke kant zijn. Ik ben namelijk een echte boekenwurm! Veel mensen (ook een aantal collega’s) bloeien op in een productieomgeving en gaan graag praktisch aan de slag. Mijn kracht ligt echter bij de documentatie. Sommigen vinden dit juist het taaie en saaie stuk van het vak, maar ik zie dat niet zo. Uitdagingen genoeg! Klanten zoals deze sluiten dus perfect bij mij aan. In de praktijk heeft het bedrijf het prima op orde. Ik vlieg in ter ondersteuning van de papieren kant van het verhaal. Zo vormen we samen een sterk team.

Succesvolle samenwerking

Die dag heb ik samen met het bedrijf de documentatie op orde gebracht. Het handboek is op zijn kop gegooid en alle benodigde registraties zijn boven water gekomen. De kwaliteitsmanager krijgt van mij nog een korte actielijst mee, met daarin onder andere het vertalen van de lastig leesbare notities naar een korte notulen van het HACCP-overleg. Het bedrijf is er helemaal klaar voor. Laat de audit maar komen!

Tip

Ook je handboek(en) overzichtelijk bij elkaar? Met de module Handboek beheer je alle documenten digitaal. Via je eigen beveiligde online omgeving heb je altijd en overal toegang tot het handboek.

Bekijk de voordelen
branche-additieven-suplementen

Over de auteur

Mijn naam is Suzanne van Heusden. Ik ben werkzaam bij Normec Foodcare als Adviseur QA. Hiervoor kom ik bij allerlei verschillende klanten. Ik help bedrijven met het opstellen en implementeren van een kwaliteitssysteem. Daarnaast voer ik interim opdrachten uit waarbij ik een kwaliteitsafdeling ondersteun met diverse inhoudelijke projecten. Ook buiten werktijd ben ik veel met voeding bezig en bak en kook ik graag. Mijn baan is zo leuk omdat ik, letterlijk, bij veel bedrijven een kijkje in de keuken mag nemen.

suzanne
Auteur: Suzanne van Heusden Adviseur QA
peter-juiste-formaat-website

Meer over dit onderwerp?

Neem contact op met onze Commercieel Manager Peter Zirkzee.

Neem contact op

Gerelateerde kennisbank artikelen

Top 3 meest gelezen

uitfasering

Verplichte vermeldingen etiket

Een etiket van een levensmiddel bevat allerlei informatie. Sommige informatie is vrijwillig toegevoegd, zoals bijvoorbeeld claims. Sommige informatie is wettelijk verplicht om te vermelden. Wat er pre...
25 Februari 2020
wetboek-hamer

FSSC 22000 versie 4.1: uitleg documenten over voedselfraude en food defense

FSSC heeft twee guidance documenten uitgebracht met betrekking tot food fraud en food defense. Download de documenten op de website van FSSC 22000. Het food fraud guidance document gaat over de achter...
23 Mei 2018
Challenge test

Is het nodig om een challenge test uit te voeren?

Een challenge test wordt veel ingezet door bedrijven voor de beheersing van Listeria monocytogenes in kant-en-klare levensmiddelen. Het product wordt opzettelijk besmet, waarna er wordt gekeken tot ho...
28 Maart 2022

Gerelateerde diensten

Gerelateerde branches

peter-juiste-formaat-website

Hulp nodig met jouw product in de foodsector?

Neem contact op met onze Commercieel Manager Peter Zirkzee

peter-juiste-formaat-website

Op de hoogte blijven? Meld je gratis aan voor de nieuwsbrief