Column: De tijdsdruk van auditvoorbereiding

Bij veel klanten hebben we te maken met enige tijdsdruk. Het jaarlijkse ijkpunt is de externe audit, waarbij de certificerende instantie het bedrijf beoordeelt volgens de gekozen standaard. Veel bedrijven werken naar dit moment toe en proberen zich zo goed mogelijk voor te bereiden op de auditdag. Zo kwam de audit ook bij één van mijn klanten in zicht.

Het plan

Eens per maand bezoek ik deze klant. Ik ondersteun de kwaliteitsafdeling bij het beheren van het systeem. Tijdens ons laatste bezoek hebben we een actieplan gemaakt ter voorbereiding op de komende audit. Natuurlijk proberen we de taken over het jaar te verspreiden. Maar zo vlak voor de audit willen de klant en ik graag de puntjes op de i zetten. We hebben allerlei plannen en afspraken gemaakt. De kwaliteitsafdeling was erg enthousiast over de plannen en ik stapte aan het eind van de dag met een voldaan gevoel de auto in. Deze auditvoorbereiding staat als een huis, we gaan ijzersterk de audit in! Dacht ik…

De werkelijkheid

Een maand later was het weer zover: ik liep het kantoor van de kwaliteitsafdeling binnen. Vandaag gaat het écht om de laatste loodjes, want binnenkort staat de auditor op de stoep. Al snel werd duidelijk dat er van het enthousiasme van de vorige keer helaas nog weinig over was. Het bleek dat door allerlei omstandigheden slechts een heel klein deel van de afgesproken taken afgerond was. Dat was even een domper, maar voor veel bedrijven soms wel de realiteit. Er kan van alles voorvallen, waardoor een eerder gemaakte planning niet altijd haalbaar blijkt te zijn.

Vandaag gaan we dus hard aan de slag. Met een goede focus en de schouders eronder werken we door. We roepen diverse hulptroepen in en stellen prioriteiten. Aan het eind van de dag zijn we zeer tevreden over ons resultaat. Gelukkig is alles goed gekomen. De klant heeft met een mooi resultaat de audit gehaald!

Over de auteur

Mijn naam is Suzanne van Heusden. Ik ben werkzaam bij Normec Foodcare als QA-Adviseur . Hiervoor kom ik bij allerlei verschillende klanten. Ik help bedrijven met het opstellen en implementeren van een kwaliteitssysteem. Daarnaast voer ik interim opdrachten uit waarbij ik een kwaliteitsafdeling ondersteun met diverse inhoudelijke projecten. Ook buiten werktijd ben ik veel met voeding bezig en bak en kook ik graag. Mijn baan is zo leuk omdat ik, letterlijk, bij veel bedrijven een kijkje in de keuken mag nemen.