BRC versie 8: tijd voor de stap naar digitalisering?

De definitieve versie van de BRC Global Standard for Food Safety versie 8 is in augustus 2018 gepubliceerd en vanaf februari 2019 zal tegen deze nieuwe norm worden ge-audit. In deze versie zijn diverse aanvullende eisen weergegeven ten aanzien van het kwaliteitssysteem en de borging hiervan. De uitbreiding van het pakket aan eisen kan mogelijk zorgen voor extra werkdruk op de kwaliteitsafdeling.

De vraag is dan of de kwaliteitsmanager extra uren gaat inzetten, of juist op zoek gaat naar een efficiëntere werkwijze en structurele tijdsbesparing bijvoorbeeld door digitalisering van de kwaliteitszaken. Op diverse plaatsen in de conceptversie* van BRCGS versie 8 wordt ingegaan op het digitaal beheren van kwaliteitszaken (zoals documenten, registraties en specificaties), wat aangeeft dat er een opkomende trend is richting digitalisering. In dit artikel lichten we enkele BRCGS-eisen toe en geven we aan welke digitaliseringsstappen mogelijk zijn om efficiënter te werken op de kwaliteitsafdeling en binnen de organisatie.

Interne audits

Extra eisen voor het uitvoeren van interne audits zijn weergegeven in hoofdstuk 3 ‘Voedselveiligheid en een managementsysteem gericht op kwaliteit’. Verspreid over het jaar dienen minimaal vier auditdata te worden ingepland. Hierbij moet de scope voor iedere audit gedefinieerd zijn en betrekking hebben op een gedefinieerde activiteit of onderdeel van het voedselveiligheidsplan. Alle activiteiten die benodigd zijn om het voedselveiligheidsplan te implementeren, moeten gedurende een jaar tijdens de interne audits aan bod komen. Het bewijs van de bevindingen die tijdens de interne audit zijn gedaan, moet bovendien worden opgenomen in de interne auditverslagen.

Tijdsbesparing door het uitvoeren van digitale audits

Met het digitaliseren van audits, zou een kwaliteitsafdeling per audit de scope en te beoordelen activiteiten alvast kunnen vastleggen in auditvragenlijsten. Zo weten ze zeker dat ze geen punten over het hoofd zien. Ook zijn er digitale systemen waarbij medewerkers tijdens de audits direct foto’s kunnen maken van de geconstateerde tekortkomingen, zodat een verslag inclusief bewijsmateriaal direct compleet is. De afdeling is dan minder tijd kwijt aan rapportage.

Leveranciersbeheersing

In hoofdstuk 3 ‘Voedselveiligheid en een managementsysteem gericht op kwaliteit’ zijn ook behoorlijk wat extra eisen opgenomen voor de leveranciersbeheersing. Zo moet een bedrijf te allen tijde beschikken over een up-to-date lijst met goedgekeurde leveranciers en deze lijst moet direct beschikbaar zijn voor relevant personeel, zoals medewerkers van de afdeling goederenontvangst en inkoop. Wanneer leveranciersgoedkeuring gebaseerd is op questionnaires, moeten deze minimaal eens in de drie jaar opnieuw worden ingevuld door de leveranciers. Ook moeten leveranciers het bedrijf op de hoogte brengen van alle belangrijke wijzigingen die zich in de tussentijd voordoen, inclusief alle wijzigingen in de certificeringsstatus. In de praktijk zien we dat het verzamelen en goedkeuren van alle leveranciersinformatie vaak een flinke klus betekent voor de kwaliteitsafdeling met name wanneer een bedrijf veel verschillende of veel wisselingen in leveranciers heeft.

Leveranciersinformatie voor iedereen inzichtelijk

Een digitaal systeem kan een kwaliteitsafdeling helpen het overzicht te behouden en kan de tijd besteed aan het over en weer sturen van vele mailtjes en het opslaan en printen van documenten beperken. Bovendien is zo een up-to-date leveranciersoverzicht beschikbaar voor medewerkers van bijvoorbeeld de afdelingen ontvangst en inkoop.

Specificatiebeheer

Specificaties moeten volgens hoofdstuk 3 ‘Voedselveiligheid en een managementsysteem gericht op kwaliteit’ geregeld opnieuw worden beoordeeld om er zeker van te zijn dat gegevens actueel zijn. Hierbij moet rekening gehouden worden met wijzigingen in product, leveranciers, regelgeving en andere risico’s. Het beheren, bijwerken en her beoordelen van specificaties betekent voor veel kwaliteitsafdelingen een tijdrovende en complexe activiteit. Denk hierbij aan het doorberekenen van de volgorde waarin ingrediënten op de ingrediëntendeclaratie dienen te worden weergegeven en de bijbehorende percentages voor de kwantitatieve ingrediëntendeclaratie. Of het doorberekenen van voedingswaarden en de weergave van de juiste allergenen. Een kleine wijziging in een grondstofspecificatie kan in dat geval al leiden tot meerdere uren of dagen extra werk. Bovendien is de foutgevoeligheid bij het handmatig doorberekenen en aanpassen van deze informatie vaak groter. Lagere foutgevoeligheid en tijdsbesparing. Als je specificaties volledig digitaliseert, kun je gebruik maken van technologische mogelijkheden om diverse berekeningen automatisch te laten doorvoeren. Denk hierbij aan een automatische berekening van voedingswaarden en kwantitatieve ingrediëntendeclaratie. Dit verlaagt de foutgevoeligheid en versnelt het herbeoordelen en aanpassen van de specificaties.

Documenten- en registratiebeheer

Documenten en registraties moeten conform hoofdstuk 3 ‘Voedselveiligheid en een managementsysteem gericht op kwaliteit’ op een veilige manier beheerd worden, waardoor deze altijd nog terug te halen zijn in geval van incidenten. Daarnaast moeten deze voldoende afgeschermd zijn voor de buitenwereld, zodat personen die daar niet toe bevoegd zijn in geen geval toegang hebben tot de documenten en registraties. Automatisch veilig werken Digitale handboek- en registratiesystemen zijn in de meeste gevallen voorzien van diverse beveiligingsvoorwaarden, zoals wachtwoordenbeheer en automatische back-ups. Hiermee kunnen bedrijven op eenvoudige wijze voldoen aan deze BRC-eis.

Opleiding en training

In hoofdstuk 7 ‘Personeel’ is opgenomen dat registraties van trainingen voorzien moeten zijn van een kopie van het trainingsmateriaal, de werkinstructie of de procedure die gebruikt is in de training. Dit zorgt in de praktijk voor uitgebreide opleidingsdossiers met vele geprinte documenten en een flinke verzameling aan ordners.

E-learning

Het digitaliseren van trainingen en opleidingen is realiseerbaar via E-learning (een digitale leeromgeving). In sommige applicaties is het mogelijk om handboekdocumenten die in een training aan bod komen direct te koppelen aan de E-learning training, zodat het trainingsmateriaal achteraf altijd digitaal en compleet beschikbaar is.

Tijd voor een efficiëntere werkwijze?

De komst van BRCGS versie 8 is misschien het juiste moment om over te gaan tot digitalisering van de kwaliteitszaken. Geleidelijk aan steeds meer kwaliteitszaken digitaliseren, zorgt voor een prettige en efficiënte werkwijze en zal meer rust geven op de kwaliteitsafdeling. Zo is de kwaliteitsafdeling minder tijd kwijt met administratieve handelingen en kan de focus gelegd worden op continue verbetering van voedselveiligheid en kwaliteit.

Geen BRCGS certificaat?

Ook in geval van andere certificeringen of geen certificering kan digitalisering uiteraard veel opleveren, omdat ieder levensmiddelenbedrijf sneller en efficiënter wil werken.