10 veelvoorkomende fouten bij audits

Tijdens audits wil je zo min mogelijk fouten maken. Als levensmiddelenbedrijf ontkom je niet aan audits. Je krijgt audits vanuit certificerende instanties, zoals voor de BRCGS, IFS en FSSC 22000 norm. En vanuit de NVWA, van klanten of voor claim standaarden, zoals biologisch. Om fouten te voorkomen moet je iedere audit voorbereiden. Maar wat zijn nu de meest gemaakte fouten tijdens audits?  Onze experts zette de top 10 voor je op een rij. En we geven tips om deze fouten te voorkomen. Zo ga je voorbereid de audit in.

Veelvoorkomende fouten

Een audit voorbereiden, begeleiden en afronden van audits vraagt veel van bijna elke afdeling binnen het bedrijf. Vooral de kwaliteitsafdeling en de kwaliteitsmanager zijn hier druk mee. Door drukte en andere werkzaamheden kan er wel eens iets mis gaan. Dit zijn de tien veelvoorkomende fouten tijdens audits:

1. Er is onvoldoende kennis over de norm die getoetst wordt. Niet alleen de norm zelf is belangrijk, maar ook de interpretatie van documenten en guidelines.
2. Er is onvoldoende kennis van de audit processen binnen het bedrijf.
3. Het management komt tijdens de audit met nieuwe informatie.
4. Vragen en opmerkingen van de auditor zijn niet te verdedigen door te weinig kennis van het systeem.
5. Tijdens de audit wordt geprobeerd om zaken achterwege te laten of om onderwerpen heen te draaien.
6. Bij de opvolging van de audit is te weinig diepgang in de oorzaakanalyse.
7. Onderzochte bronnen en beoordeelde documentatie ontbreken.
8. De leveranciersinformatie is incompleet.
9. Bij interne audits worden alleen de procedures beoordeeld en te weinig de uitvoering in de praktijk.
10.   Geen goede gastheer/-vrouw zijn.

Zo kun je zorgvuldig de audit voorbereiden

Uiteraard kunnen bovengenoemde fouten worden voorkomen of opgelost. Hierbij de tips:

1. Maak een kruistabel van de norm en vul hierbij per eis in hoe deze is geïmplementeerd. Zoek bij de norm ook de interpretatie en guideline documenten, zodat je een compleet beeld hebt van wat er verwacht wordt van de implementatie. Roep waar nodig de hulp in van een externe QA adviseur. Deze weet precies hoe je dergelijke tabellen opstelt en voedselveiligheidsnormen interpreteert.
2. Betrek andere afdelingen bij de implementatie en begeleiding van de audits. Hierdoor gebruik je de deskundigheid die in het bedrijf aanwezig is. Stem de planning van de audit vooraf af zodat alle medewerkers weten wanneer zij aan de beurt zijn. Tip: door gebruik te maken van een app voor inspecties en audits maak je het uitvoeren hiervan niet alleen makkelijker, maar ook leuker voor alle medewerkers.
3. Gebruik onder andere de verificatie en managementreview om het managementteam voor te bereiden op de audit. Organiseer daarnaast structurele overleggen met het management waarin je elkaar op de hoogte houdt van de ontwikkelingen binnen het bedrijf.
4. Bereid een audit goed voor zodat het handboek, registraties, verslagen en documentatie klaar liggen. Ken het systeem en weet welke onderwerpen voor welke afdelingen van toepassing zijn.
5. Transparantie tijdens audits is belangrijk en zorgt voor een open communicatie. Een manier om voor transparantie te zorgen binnen je organisatie en tijdens de audit is door te werken met QA software. Hiermee geef je medewerkers en auditors toegang tot van toepassing zijnde documentatie en statistieken. Bedenk daarnaast dat het kan voorkomen dat iets nog niet af is of wellicht buiten de scope valt. Maak dit bespreekbaar tijdens de audit.
6. Gebruik de techniek van vijf keer waarom vragen om tot de kern van de oorzaak van de afwijking te komen.
7. Risico analyses en frequenties zijn gebaseerd op informatie en argumentatie. Noteer goed waarop zaken zijn gebaseerd en zorg dat de onderbouwing terug te vinden is. Dit wordt met de nieuwe versies van GFSI normen steeds belangrijker.
8. Infobladen 64 en 65 van de NVWA geven goed weer welke informatie van leveranciers nodig is. Daarnaast biedt de informatie ook inzicht in het gebruik van grondstoffen in het proces en welke gevaren intern beheerst moeten worden.
9. Loop tijdens interne audits met een medewerker van de afdeling mee en stel open vragen. Hierdoor raken medewerkers meteen vertrouwd met het geven van antwoorden tijdens audits en kun je ze meteen op een externe audit voorbereiden. Door het volgen van een training over het uitvoeren van interne audits weet je precies hoe je een audit binnen je bedrijf kunt uitvoeren. De training Interne auditvaardigheden basis of de E-learning Introductie interne audits zijn hiervoor uitermate geschikt. Wil je de audit liever laten uitvoeren door een onafhankelijke expert? Roep dan de hulp in van een externe interne auditor.
10. . Geef de auditor het gevoel dat deze welkom is binnen je bedrijf en dat je het bedrijf en de processen graag laat zien. Bied een kop koffie of thee aan, zet een kan water met glazen op tafel en regel een fijne lunch. Dit is een mooi moment om even te kletsen en elkaar te leren kennen.

• Verdeel het bedrijf in afdelingen en voer voor elke afdeling een interne audit uit waarbij de normelementen van de standaarden worden beoordeeld, de bijbehorende procedures en de werkwijze.
• Laat de leidinggevende/ verantwoordelijke van enkele afdelingen een training volgen voor het uitvoeren van interne audits. Zo creëer je een team die interne audits kan uitvoeren en de audit-onafhankelijkheid wat de standaard van je eist.
• De kwaliteitsmanager voert samen met een andere leidinggevende of verantwoordelijke dan van de afdeling welke wordt geaudit, de interne audit uit. Zo krijgen meer medewerkers inzicht in het proces en het kwaliteitsmanagementsysteem.
• Observeer een tijdje op de afdeling of werk even mee zodat je kan zien wat de echte werkwijze is.
• Interview medewerkers en vraag hierbij goed door op de antwoorden die worden gegeven. De techniek van de 5x waarom vraag kan hierbij goed werken.
• Leg alle bevindingen vast in een rapport en vermeld ook bewijzen van wat je hebt beoordeeld zoals de datum van registraties, beoordeelde batchcodes en foto’s van de productieronde.
• Zorg voor een goede afhandeling van de geconstateerde afwijkingen. Pak dit hetzelfde aan als bij de externe audits zoals met oorzaakanalyses en corrigerende maatregelen. Tip: met online QA software heb je alle afwijkingen van audits en inspecties in één overzicht bij elkaar. Je laat acties uitvoeren door verantwoordelijken binnen de organisatie en houdt overzicht met realtime statistieken.
• Om de implementatie te beoordelen voordat een externe audit wordt uitgevoerd, kan een interne audit door Normec Foodcare worden uitgevoerd.

Hulp nodig?

Wil je meer weten over begeleiding van het kwaliteitssysteem of de interne audits in het kwaliteitssysteem? Neem dan contact met ons op. Onze adviseurs helpen je graag.