Alle kwaliteitsmappen op orde houden, en dat op afstand?

Het afgelopen jaar hebben we een vraag regelmatig voorbij zien komen: Hoe houd je op afstand kwaliteitszaken op orde? Je kunt natuurlijk alle mappen mee naar huis nemen, de printer overuren laten draaien en naar kantoor gaan om de mappen terug te brengen en medewerkers te instrueren. Maar het kan makkelijker én efficiënter. Hoe? Dat lees je in deze blog.

Al het papier de fabriek uit!

Papieren kwaliteitshandboeken op kantoor en in de fabriek was decennia lang de manier om het kwaliteitsmanagementsysteem te beheren. Maar hoe vaak heb je het meegemaakt dat je een afwijking kreeg tijdens een audit in verband met een rondslingerend document, een niet kloppend versiebeheer of een verkeerde documentversie in je papieren handboek? Het zijn helaas veel voorkomende afwijkingen tijdens audits. Daarom is stap één, ook tijdens deze coronacrisis: al het papier de fabriek uit. Kies voor een makkelijkere werkwijze, die ook nog eens beter is voor het milieu.

Hoe blijven medewerkers op de hoogte?

Het voordeel van een online document management systeem, is dat je medewerkers gemakkelijker informeert over nieuwe of gewijzigde documenten. Waar je voorheen de juiste documenten in de mappen in de fabriek moest stoppen én de medewerkers ook persoonlijk moest informeren, regel je dit nu volledig digitaal. Handig dus als je in deze tijden vanuit huis moet werken, maar ook als je straks weer gedeeltelijk of volledig op kantoor aan de slag gaat.

Medewerkers zien bovendien altijd een persoonlijk handboek. Zij hoeven dus niet meer de gehele map door te bladeren naar documenten die voor hen van toepassing zijn, maar zien juist alleen de documenten die van belang zijn. Dit maakt dat zij zich kunnen focussen op de zaken die er voor hen toe doen.

Bijdrage aan Food Safety Culture

Behalve het feit dat het veel gemakkelijker is om documenten via een document management systeem op afstand te beheren en delen met medewerkers, heeft een dergelijk systeem ook diverse andere voordelen. Bij diverse bedrijven hebben we gezien dat de overstap naar een online handboek een verandering binnen de organisatie teweeg heeft gebracht. Zo vertelde onze klant Wijnen Square Crops in een referentieverhaal:

“De medewerkers duiken nu zelf in het systeem, stellen hier vragen over en doen voorstellen voor verbetering. Als Coördinator Kwaliteit houd ik het overzicht en geef ik sturing. We dragen nu meer gezamenlijk de zorg voor de kwaliteit.”

Digitalisering van je kwaliteitssysteem draagt bij aan de Food Safety Culture binnen je bedrijf. Het is dan niet meer ‘de kwaliteitsafdeling die alles moet regelen’, maar ‘samen dragen we zorg voor voedselveiligheid en kwaliteit’. En dat levert je uiteindelijk als bedrijf nog veel meer op. Niet alleen nu, maar ook in de toekomst.

Meer informatie?

Wil jij kwaliteitszaken op efficiënte wijze (op afstand) beheren en een positieve bijdrage leveren aan de Food Safety Culture binnen je bedrijf? Neem contact met ons op. We helpen je graag met alle stappen.