Ieder levensmiddelenbedrijf heeft er mee te maken: audits. Of het nu gaat om een interne of externe audit. Als bedrijf streef je naar een zo goed mogelijk auditresultaat. Welke tips kan een auditor geven? Hieronder zijn vijf tips gegeven welke kunnen ondersteunen bij het voorbereiden en doorlopen van een audit.
1. Zorg voor beschikbaarheid
Zorg ervoor dat documenten en medewerkers beschikbaar zijn tijdens de audit. Verzamel en orden relevante informatie en zorg dat documenten zoals de jaarplanning up-to-date zijn. Een goede voorbereiding kan helpen om alle gevraagde informatie snel beschikbaar te hebben. Breng daarnaast de betrokken afdelingen op de hoogte van de audit zodat zij beschikbaar zijn als dit nodig is.
2. Ken de normen
Wees op de hoogte van de normeisen, deze moeten ook bij het personeel bekend zijn. Het is van belang om altijd op de hoogte te zijn van de laatste ontwikkelen en de nieuwste wijzigingen van de normeisen. Neem de normeisen goed door en ga na hoe ze geborgd zijn. Zijn de laatste wijzigingen goed doorgevoerd?
3. Doe niet anders dan anders
Zorg ervoor dat tijdens de audit de bedrijfsactiviteiten gewoon doorgaan zoals gebruikelijk. Probeer niet op het laatste moment zaken recht te trekken of producties uit te sluiten. Dit geeft ook het verkeerde signaal aan de mensen op de werkvloer. Het is belangrijk vertrouwen te hebben in de kwaliteit van de producten en diensten die worden geleverd. Zorg dus dat deze kwaliteit stabiel is en dat er continu wordt voldaan aan eisen en richtlijnen.
4. Wees transparant
Het geeft vertrouwen als openheid van zaken wordt gegeven. Neem de auditor juist mee naar de verschillende afdelingen in plaats van hem/haar daar weg te houden. Als zaken bewust niet geheel volgens de norm worden gedaan, maak het dan zichtbaar. Maak duidelijk dat het om een bewuste keuze gaat en leg vast waarom die keuze is gemaakt.
5. Heb een plan
Onaangekondigde audits komen steeds vaker voor, dus ben hierop voorbereid. Denk bijvoorbeeld aan een auditdraaiboek waarbij is vastgelegd wie waarvoor verantwoordelijk is en wie de vervanger is bij afwezigheid. Of houd zelf een interne onaangekondigde audit.
Hulp nodig?
Heb je vragen over audits of hulp nodig bij het voorbereiden of uitvoeren van audits? Neem contact met ons op. Onze auditoren en inspecteurs zijn gedreven in hun vak en beschikken over ruime ervaring, kennis en kunde en weten exact hoe zij een inspectie, interne-, leveranciersaudit moeten aanpakken. Dit beperkt jouw risico’s en verkleint de risico’s op onregelmatigheden tijdens certificeringsaudits, klantbezoeken en NVWA audits.
