oranje fruit en groentes normec foodcare

10 veelvoorkomende fouten bij audits

25-10-2021 | Gemiddelde leestijd: 5 min
Dit bericht is 1257 keer bekeken

Iedereen die voedingsmiddelen produceert heeft ermee te maken: audits. Op allerlei onderdelen worden audits uitgevoerd zoals op het kwaliteitsmanagementsysteem (certificerende instantie), de implementatie van de wetgeving (NVWA), diervoeder (GMP+ certificerende instantie) en verschillende claim standaarden zoals biologisch. Ook klanten kunnen audits uitvoeren en daarnaast moet je als bedrijf nog interne audits uitvoeren. Wat kan er bij audits zoal fout gaan? En hoe kan je dit verhelpen? 

Veelvoorkomende fouten

De voorbereiding, begeleiding en afronding van audits vraagt veel van bijna elke afdeling binnen het bedrijf. Vooral de kwaliteitsafdeling en de kwaliteitsmanager zijn hier druk mee. Door drukte en andere werkzaamheden kan er wel eens iets mis gaan. Dit zijn de tien veelvoorkomende fouten tijdens audits:

  1. Er is onvoldoende kennis over de norm welke getoetst wordt. Niet alleen de norm zelf is belangrijk, maar ook de interpretatie van documenten en guidelines.
  2. Er is onvoldoende kennis van de audit processen binnen het bedrijf.
  3. Het management komt tijdens de audit met nieuwe informatie.
  4. Vragen en opmerkingen van de auditor niet kunnen verdedigen door te weinig kennis van het systeem.
  5. Proberen zaken achterwege te laten of om onderwerpen heen draaien.
  6. Bij de opvolging van de audit te weinig diepgang in de oorzaakanalyse.
  7. Onderzochte bronnen en beoordeelde documentatie ontbreken.
  8. De leveranciersinformatie is incompleet.
  9. Bij interne audits worden alleen de procedures beoordeeld en te weinig de uitvoering in de praktijk.
  10.   Geen goede gastheer/-vrouw zijn.
interne-audits

Tips om de audit te laten slagen

Uiteraard kunnen bovengenoemde fouten worden voorkomen of opgelost. Hierbij de tips:

  1. Maak een kruistabel van de norm en vul hierbij per eis in hoe de eis is geïmplementeerd. Zoek bij de norm ook de interpretatie en guideline documenten zodat je een compleet beeld hebt wat de norm verwacht van de implementatie. Roep waar nodig de hulp in van een externe QA adviseur. Deze weet precies hoe je dergelijke tabellen opstelt en voedselveiligheidsnormen interpreteert.
  2. Betrek andere afdelingen bij de implementatie en begeleiding van de audits. Hierdoor gebruik je de deskundigheid die in het bedrijf aanwezig is. Stem de planning van de audit vooraf af zodat alle medewerkers weten wanneer zij aan de beurt zijn.
  3. Gebruik onder andere de verificatie en managementreview om het managementteam voor te bereiden op de audit.
  4. Bereid een audit goed voor zodat alle documentatie, handboek, verslagen etc. klaar liggen. Ken het systeem en weet welke onderwerpen voor welke afdelingen van toepassing zijn.
  5. Transparantie tijdens audits is belangrijk en zorgt voor een open communicatie. Een manier om voor transparantie te zorgen binnen je organisatie en tijdens de audit is door te werken met QA software. Hiermee geef je medewerkers en auditors toegang tot van toepassing zijnde documentatie en statistieken. Bedenk daarnaast dat het kan voorkomen dat iets nog niet af is of wellicht buiten de scope valt. Maak dit bespreekbaar tijdens de audit.
  6. Gebruik de techniek van 5x waarom vragen om tot de kern van de oorzaak van de afwijking te komen.
  7. Risico analyses en frequenties zijn gebaseerd op informatie en argumentatie. Zorg dat je goed noteert waarop de zaken zijn gebaseerd en dat de onderbouwing terug te vinden is. Dit wordt met de nieuwe versies van de GFSI normen steeds belangrijker.
  8. Infobladen 64 en 65 van de NVWA geven goed weer welke informatie van leveranciers nodig is. Daarnaast kan de informatie ook inzicht bieden voor het gebruik van grondstoffen in het proces en welke gevaren intern beheerst moeten worden.
  9. Loop tijdens interne audits met een medewerker van de afdeling mee en stel open vragen.
  10. . Bied de auditor een kop koffie of thee aan, zet een kan water met glazen op tafel en zorg voor een fijne lunch. Dit is een mooi moment om even te kletsen en elkaar te leren kennen.

Interne audits

Door goede interne audits uit te voeren, bereid je de organisatie voor op externe audits. Hierbij kunnen medewerkers wennen aan het beantwoorden van vragen over hun stukje proces. Ook is dit een uitstekende gelegenheid om het proces goed te beoordelen. Hieronder geven we nog enkele tips om interne audits goed uit te voeren.

qa-3
  • Verdeel het bedrijf in afdelingen en voer voor elke afdeling een interne audit uit waarbij de normelementen van de standaarden worden beoordeeld, de bijbehorende procedures en de werkwijze.
  • Laat de leidinggevende/ verantwoordelijke van enkele afdelingen een training volgen voor het uitvoeren van interne audits. Zo creëer je een team die interne audits kan uitvoeren en de audit-onafhankelijkheid wat de standaard van je eist.
  • De kwaliteitsmanager voert samen met een andere leidinggevende of verantwoordelijke dan van de afdeling welke wordt geaudit, de interne audit uit. Zo krijgen meer medewerkers inzicht in het proces en het kwaliteitsmanagementsysteem.
  • Observeer een tijdje op de afdeling of werk even mee zodat je kan zien wat de echte werkwijze is.
  • Interview medewerkers en vraag hierbij goed door op de antwoorden die worden gegeven. De techniek van de 5x waarom vraag kan hierbij goed werken.
  • Leg alle bevindingen vast in een rapport en vermeld ook bewijzen van wat je hebt beoordeeld zoals de datum van registraties, beoordeelde batchcodes en foto’s van de productieronde.
  • Zorg voor een goede afhandeling van de geconstateerde afwijkingen. Pak dit hetzelfde aan als bij de externe audits zoals met oorzaakanalyses en corrigerende maatregelen. Tip: met online QA software heb je alle afwijkingen van audits en inspecties in één overzicht bij elkaar. Je laat acties uitvoeren door verantwoordelijken binnen de organisatie en houdt overzicht met realtime statistieken.
  • Om de implementatie te beoordelen voordat een externe audit wordt uitgevoerd, kan een interne audit door Normec Foodcare worden uitgevoerd.

Hulp nodig?

Wil je meer weten over begeleiding van het kwaliteitssysteem of de interne audits in het kwaliteitssysteem? Neem dan contact met ons op. Onze adviseurs helpen je graag.

angelique-van-oostveen-1.jpg
Auteur: Angelique van Oostveen Senior adviseur QA
peter-juiste-formaat-website

Meer over dit onderwerp?

Neem contact op met onze Commercieel Manager Peter Zirkzee.

Neem contact op

Gerelateerde kennisbank artikelen

Top 3 meest gelezen

All your necessities stored in one place

Nutri-Score: status en toelating in Nederland en de EU

Eind november 2019 melde staatssecretaris Paul Blokhuis (VWS) dat Nutri-Score het nieuwe voedselkeuzelogo wordt voor Nederland. Met dit logo is het voor consumenten makkelijk om verschillende variante...
21 Juli 2020
handen-wassen

Hygiëne-inspecties als hulpmiddel naar ‘groene’ locaties bij de NVWA

De NVWA vermindert haar toezicht bij bedrijven die de wettelijke regels voldoende naleven. Wat houdt deze verminderde toezicht in en hoe kom je in aanmerking hiervoor? Door deelname aan het zelfco...
13 April 2021
dienst-risicomanagement

5 tips van een auditor

Ieder levensmiddelenbedrijf heeft er mee te maken: audits. Of het nu gaat om een interne of externe audit. Als bedrijf streef je naar een zo goed mogelijk auditresultaat. Welke tips kan een auditor ge...
06 Maart 2019

Gerelateerde diensten

Gerelateerde branches

peter-juiste-formaat-website

Hulp nodig met uw product in de foodsector?

Neem contact op met onze Commercieel Manager Peter Zirkzee

  • This field is for validation purposes and should be left unchanged.

peter-juiste-formaat-website

Op de hoogte blijven? Meld u gratis aan voor de nieuwsbrief

Oops! We could not locate your form.

Menu